Politique de confidentialité des renseignements personnels
(Loi-25, Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé) du Service vétérinaire mobile Dre Magalie Chenard m.v. Inc.
La protection des renseignements personnels de nos clients est, pour nous, de la plus haute importance. Nous nous engageons à assurer la confidentialité et la sécurité de toutes les informations que vous nous confiez. Cette politique a pour but de vous expliquer comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels. La Loi C-25 au Québec, s’applique aux entreprises qui gèrent des renseignements personnels. Cette loi s’applique au Service vétérinaire mobile Dre Magalie Chenard m.v. Inc, car étant donné la nature de ses activités, ce service vétérinaire mobile collecte et utilise des renseignements personnels.
1. Responsable de la protection des renseignements personnels :
Cette personne sera chargée de superviser la gestion des données personnelles et de veiller au respect des lois sur la confidentialité :
Dre Magalie Chenard m.v. (propriétaire de l’entreprise)
630, Chemin des Pins, Trois-Rivières (QC) G8W 2J9
https://dremagaliechenardmv.com/rendez-vous/ https://dremagaliechenardmv.ca/rendez-vous/
[email protected]
418 507-6251
2. Évaluer les processus de collecte de données
Les données personnelles sont principalement recueillies lors de l’ouverture du dossier animal. Le Service vétérinaire mobile Dre Magalie Chenard m.v. Inc. utilise les données personnelles pour ses dossiers à l’interne. Les données sont également utilisées lorsqu’un tiers partie s’implique dans la santé de l’animal. Les données sont, entre autres, utilisées pour la référence de l’animal ou le transfert de son dossier à un autre établissement vétérinaire, ou l’inscription à un essai d’assurances, les réclamations d’assurances et la rédaction d’une ordonnance externe.
Le client doit préalablement en donner l’autorisation écrite à Dre Magalie Chenard m.v.
Le Service vétérinaire mobile Dre Magalie Chenard m.v. Inc. utilise parfois le numéro de carte de crédit d’un client pour régler un achat ou prendre un dépôt de garantie par téléphone.
Le Service vétérinaire mobile Dre Magalie Chenard m.v. Inc. collecte également des données via la plate-forme de la boutique en ligne (Ma vitrine vétérinaire) qui est gérée par Acumenex. La compagnie s’occupe de gérer et de protéger les données personnelles des clients.
3. Collecte de renseignements personnels:
Lorsque vous utilisez nos services, il est possible que nous ayons besoin de collecter des renseignements personnels vous concernant et concernant votre animal de compagnie. Ces renseignements peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter:
a. Vos coordonnées (ex. : nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de cellulaire, adresse courriel);
b. Les informations sur votre animal (ex. : nom, espèce, race, âge, sexe, numéro de puce électronique, antécédents médicaux, photos, vidéos, autres caractéristiques);
c. Le dossier de l’animal provenant d’un autre établissement vétérinaire qui a nous a été transmis;
d. Les détails relatifs aux examens médicaux, aux traitements médicaux et aux rendez-vous;
e. Les informations de paiement pour les services que vous avez reçus.
4. Obtenir le consentement
Jusqu’à maintenant, le consentement pour obtenir et utiliser les données personnelles était fait verbalement. Le client qui acceptait la prestation de services vétérinaires au Service vétérinaire mobile Dre Magalie Chenard m.v. Inc voyait accepter l’utilisation des données personnelles transmises.
Suite à l’entrée en vigueur de la Loi C-25, un formulaire de consentement sera signé par le client, lors de sa prochaine prestation de service, et joint au dossier comme preuve.
5. Limites d’utilisation et de divulgation
Nous utilisons les renseignements personnels que le client nous fournit entre-autres pour les raisons suivantes:
a. Fournir des soins vétérinaires de qualité adaptés à l’animal;
b. Planifier et gérer les rendez-vous et les traitements;
c. Communiquer avec le client concernant les soins de l’animal;
d. Facturer les services et effectuer des paiements;
e. Répondre à des questions et préoccupations du clients;
f. Référer l’animal pour des soins spécialisés en clinique ou dans un autre établissement;
g. Faire une demande en lien avec une assurance médicale pour l’animal.
6. Divulgation des renseignements personnels:
Les renseignements personnels ne seront pas vendus à des tiers ou publiés en ligne. Nous ne divulguons les renseignements personnels qu’avec le consentement explicite (écrit), sauf dans les cas où la loi l’exige, comme en cas de signalement d’une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.
7. Sécurité des données
Les données sont conservée dans le cloud de Ezyvet et EzyVet Go (appartenant à la compagnie Idexx), Google Drive, Gmail (prise de rendez-vous et échange avec le client) Quickbook et Physiotec. Seule la propriétaire a accès aux données de Ezyvet, EzyVet Go, Google Drive, Gmail et Physiotec. La propriétaire et des sous-traitants en comptabilité ont accès aux fonctions administratives et de la comptabilité (Quickbook).
Le système d’exploitation est toujours à jour avec les dernières mises à jour
de la compagnie Apple, les logiciels anti-virus sont maintenus à jour, le Service vétérinaire mobile Dre Magalie Chenard m.v. Inc. et ses sous-traitants sont sensibles aux cyber-risques. Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte, divulgation ou altération.
Les documents imprimés qui comportent des informations personnelles sont détruits de façon sécuritaire, à l’interne. Ces documents physiques qui doivent être conservés, selon les normes de l’Ordre des médecins vétérinaire du Québec (OMVQ) sont entreposés au bureau du Service vétérinaire mobile Dre Magalie chenard m.v. Inc., dans un endroit non accessible pour le public, jusqu’à leur destruction.
8. Site web :
Site web : www.dremagaliechenardmv.com et www.dremagaliechenardmv.ca.
Les renseignements personnels que nous collectons sont conservés dans un environnement sécurisé. Les personnes travaillant pour nous sont tenues de respecter la confidentialité de vos informations. Pour assurer la sécurité de vos renseignements personnels, nous avons recours aux mesures suivantes :
a. Protocole SSL;
b. Gestion des accès – personne autorisée;
c. Sauvegarde informatique;
d. Identifiant / mot de passe;
e. Pare-feu.
Nous nous engageons à maintenir un haut degré de confidentialité en intégrant les dernières innovations technologiques permettant d’assurer la confidentialité de vos transactions. Toutefois, comme aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre des renseignements personnels.
9. Accessibilité à la politique de confidentialité
La politique de confidentialité du Service vétérinaire mobile Dre Magalie Chenard m.v. Inc. est accessible sur le site web de l’entreprise www.dremagaliechenardmv.com etwww.dremagaliechenardmv.ca.
10. Conservation des renseignements personnels:
Les renseignements collectés et consignés au dossier médical seront conservés, tel que l’exige l’Ordre des Médecins Vétérinaires du Québec, pendant un minimum de 5 années après le dernier service professionnel rendu. Par la suite les renseignements personnels du client et le dossier médical de l’animal pourront être détruits de façon sécuritaire.
11. Accès et correction:
Vous avez le droit d’accéder à vos renseignements personnels que nous détenons et de les corriger en cas d’inexactitude. Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter au 418 507-6251 ou par courriel au [email protected].
Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à nous contacter. Nous sommes là pour vous aider et pour assurer les meilleurs soins à votre animal de compagnie.
12. Date de la dernière mise à jour de cette politique:
28 décembre 2023